Lisää tietoa ohjelmajohtamisesta

Kuvassa kaupunginjohtaja Mäkelä ja valtuuston varapuheenjohtaja Torkki,
joka toimi seminaarin puheenjohtajana.

VALTUUSTON toisen seminaaripäivän työskentely keskittyi pitkälti ohjelma-johtamisen ja poikkihallin-nollisten kehittämisohjelmien ympärille. Aamu alkoi teorialla, ja sen jälkeen valtuutetut ohjattiin "Open Space"-menetelmällä ideoimaan näitä ohjelmia.

TEORIAA esitteli  ensin  ohjelmajohtaja Päivi Hoverfält. Hän on tehnyt paljon töitä tällä alueella ja on mm. väitellyt tohtoriksi  muutosohjelmien käynnistyksestä.

Ohjelmajohtaminen

Ohjelmajohtaminen (program management) on kymmenisen vuotta vanha idea. Suomen kuuluisin osaaja tällä alueella on Kone oy. Ohjelmajohtaminen on yksi johtamisen muoto. Siinä johdetaan kehittämistä. Sen avulla haetaan keinoja strategian toteuttamiseksi käynnissä olevista projekteista; niitä priorisoidaan ja koordinoidaan. Vältetään päällekkäisyyksiä.  Saadaan synergiaetuja.

Espoossa ohjelmajohtamisen avulla toteutetaan seuraavan neljän vuoden ajan viittä tärkeäksi koettua teemaa, joista yksi on nuorison voimaannuttaminen. Kullekin ohjelmalle laaditaan visio ja asetetaan hyötytavoitteet. Neljää vuotta  ei suunnitella valmiiksi, vaan ohjelma toimii joustavasti, inkrementalistisesti, kuten Martti Tieaho otetta kuvasi.

Näiden edetään:

• Mitä hankkeita on nyt? (On siis oltava selvillä missä nyt ollaan, kuten Veikko Simpanen yksinkertaisti)
• Tarvitaanko uutta?
• Ohjelma koostuu projekteista ja toimenpiteistä. 
• Katsotaan, millaisia resursseja on käytettävissä.
• Määritellään ohjelmajohtamisen paikka; Ohjelmilla ei saa sotkea arkea.
• Kehitetään kevään aikana ohjelmajohtamisen mallia; sellaista ei ole valmiina.
• Tuetaan sen kehittelyä projektilla ja  ohjausryhmällä
• Määritellään eri toimijoiden vastuut, toimivalta, päätöksenteko ja suunnitellaan seuranta ja arviointi, viestintä (asiakirjat, työkalut) ja luodaan johtamisen työkalut.

Ohjelmien ohjausryhmät

Kutakin kehittämisohjelmaa ohjaa ohjausryhmä, jossa on viisi luottamushenkilöä ja viisi virkamiestä. Luottamushenkilöt on valtuusto valinnut. Kaupunginjohtaja valitsee virkamiehet.

Nuorison voimaannuttamisohjelman omistaja on Sampo Suihko. Ryhmän luottamushenkilöt on esitellyt aiemmassa blogilastussa. Tässä linkki sinne.

Lisäksi kullekin ohjelmalle nimetään virkamiehistä ohjelmapäällikkö, joka hoitaa  käytännön asiat. Hänelle varataan työaikaa.

Ohjelmalla on selkeä elinkaari. Näin se etenee:

• ohjelmaidea
• valmistelu - aihio, 10.6. päättyy
• suunnittelu   4.12
• toteutus
• vuosi 2014
• vuosi 2015
• vuosi 2016
• lopetus
• hyötyjen jälkiseuranta

Kehittämisohjelmien on tämä keväänä

• kirkastettava tehtävä
• rekrytoitava henkilöt  
• tehtävä alustava sidosryhmä- ja riskianalyysi
• ja valittava mittarit

Kevään aikana syntyy ohjelmakuvaus (hyötytavoitteet, tuotostavoitteet,  rajaukset- mikä linjaorganisaatiossa, mitä ei tehdä, kustannukset, rahoitus, työmäärä, organisaatioehdotus, sisältö: tunnistetut projektit ja toimepiteet, aikataulu, riski..)

NÄMÄ Ohjelmat ovat Espoon  investointi kehittämiseen.  Aikaisemmista kokeiluista tunnistetaan seuraavia haasteita:

• liian abstraktit tavoitteet
• ei resursseja
• ei toimivaltaa
• ei saa huomiota ylhäältä
• ei toimivaltaa suhteessa muuhun toimintaan
• ei priorisoida
• käyttöönottoon ei panosteta
• ei ole  tarvittavaa  muutosjohtamisen osaamista.

Näin onnistutaan:

• panostetaan suunnitteluun
• selkeä ohjelman rooli, tavoitteet, rajaukset, rajapinnat
• selkeä toimintatapa ja vuosirytmi
• jaamme aktiivisesti kokemuksia ja hyviä käytänteitä
• jatkuvan parantamisen idea

Jukka Mäkelä 

Kaupungnjohtaja halusi vielä nostaa esiin eräitä tärkeitä seikkoja.
- Ohjelmajohtamisella ohjataan kehittämistä tärkeimpiin tavoitteisiin. Meillä on  500 projektia, eikä kaikista ole riittävää tietoa.

Ohjelmiin tulee mukaan poliittista ohjelmaa, mutta mielessä on pidettävä:
- Linja-johto johtaa linjaa, ohjausryhmä ohjelmia.

Esimerkkinä  Nuorten elinvoimaisuus

Tavoite on edistyä  oikeasti, eikä vain hallinnollisesti.

• nuoristakuun toteutumisessa
• presidentti Niinistön aloitteissa
• konkreetti tavoite voi olla: kaikille espoolaisille kesäharjoittelupaikka (mukaan yritykset, järjestöt jne) ja kaikille espoolaisnuorilla harrastus .

Kehittämisohjelmien valmistelu tulee tehdä  huolella. Toimijoille on luvassa oma seminaari. Suunnittelun aikana haetaan hyvät yhteiset toimintatavat ja asetetaan  tavoitteet koko valtuustokaudelle ja joka vuodelle.
- Tavoitteiden lisäksi on tärkeää löytää konkreetit  mittarit.

OHJAUSRYHMÄLLÄ on operatiivinen vastuu projektisalkusta
- Projektit priorisoidaan. Vain parhaat pannaan liikkeelle. Mietitään sidosryhmät ja varmistetaan niiden osallisuus, Mäkelä totesi.

Open Space-vaihe

Tämän jälkeen kaupunginjohtaja lähetti valtuutetut ideoimaan eri ohjelmia.
- Aineisto kerätään,  ja ohjausryhmät saavat  sen syötteeksi.

Valtuutetut syöksyivät sitten kehitysohjelma-aihoiden kimppuun ja ideoivat niiden sisältöjä yhteistoiminnallisesti pari tuntia.  Itse en voinut muiden sitoutumusten vuoksi osallistua Open Space-vaiheeseen.

KORPILAMMELLA esitetty kuva täsmensi aikalailla  Markku Markkulan antamaa preppausta.